Como en todos nuestros artículos, queremos aportar valor a través de la reflexión de las necesidades que el mundo actual nos impone en el ámbito profesional de las empresas. Y, por este motivo, hoy tocamos un tema que, aunque el título pueda parecer aburrido y algo opuesto a nuestro último artículo relacionado con la diversión, la gamificación y la felicidad, nos parece clave y necesario, para muchas y variadas funciones de gestión que se desarrollan en las empresas.
En primer lugar es necesario situarnos y acotar bien de qué estamos hablando. Nos estamos refiriendo, sobre todo, a cualquier profesional o función cuyo día a día implique, en mayor o menor grado, un trabajo analítico, que deba resolver problemas más o menos complejos, con un componente creativo e innovador medio-alto, que implique ejercer cierta influencia social o relacional y que, además, utilice la tecnología, sea del tipo que sea, en cierta medida. Estaremos de acuerdo que, prácticamente, cualquier profesional de empresa de nivel directivo, intermedio e, incluso cada vez más, operacional, debe ejercer y dominar estas habilidades y competencias.
Por ejemplo, los profesionales de las ventas, los gestores de proyectos, los técnicos industriales de cualquier tipo, técnicos de innovación y desarrollo, logísticos, perfiles administrativos o financieros, especialistas en gestión de personas, expertos en mejora y gestión de procesos, etc, etc…..en definitiva, casi cualquier tipo de profesional utilizado y necesitado por las empresas hoy día y cada vez más, necesitan disponer de perfiles que dominen, en mayor o menor medida, las “soft skills” detalladas en el párrafo anterior.
Obviamente, estos profesionales suelen tener un día a día rico y variado, a poco que estén trabajando en una empresa que tenga unos mínimos objetivos estratégicos, un propósito concreto, unos valores sanos y una cultura aseada. Si, además, la compañía no esta en proceso de disolución o muerte progresiva, sino que está luchando y compitiendo en el mercado, sea éste el que sea, no hay duda de que el día a día es distraído, divertido y entretenido. Dudo que alguien me lo rebatiera.
Y esto es así, porque estas personas-profesionales tienen que cumplir objetivos, desarrollar tareas, participar en proyectos, satisfacer necesidades, resolver problemas y buscar soluciones continuamente en un entorno de mayor o menor presión. Pensemos en algunos de los perfiles citados más arriba;
Cualquier vendedor o profesional vinculado al ámbito comercial, se dedica a buscar nuevas oportunidades,
generar necesidades de clientes potenciales, presentar y demostrar la bondad de sus productos y servicios, ayudar a sus interlocutores para, finalmente, conseguir unos resultados que permitan que la empresa no muera.
Cualquier gestor de proyectos, planifica unos recursos y medios, los coordina, los apoya, los anima y los gestiona lo mejor que sabe para conseguir cumplir unos plazos, unos costes y unas expectativas. Un administrativo de contabilidad, debe ser ordenado, organizado, riguroso y rápido, para tener las cuentas mensuales en su día y poder alimentar los sistemas financieros de la empresa. Y así podríamos seguir con muchos otros perfiles.
Y resulta que lo que tienen en común, la mayoría de todos estos perfiles es que todos deben “recopilar y analizar información”, sea del tipo que sea, “tomar decisiones”, sean del tipo y del nivel de repercusión que sean, “definir y tomar acciones relacionadas” y “seguir y asegurar que éstas funcionan e impactan como se ha pensado”. Para seguir este proceso tan habitual pero necesario, lo pueden hacer individualmente pero lo normal es relacionarse con otras funciones, reunirse y hacer que las decisiones y acciones sean compartidas y consensuadas, en muchos casos. Un comercial lo hará con sus clientes o con sus compañeros internos, y un gestor de proyectos exactamente igual. Por tanto, son puntos comunes a muchos de los profesionales de empresa, de los que venimos hablando.
Toda esta argumentación previa nos lleva a una conclusión clara. Es obvio que:
Como mejor recopilemos y estructuremos toda la información, como mejor registremos las decisiones y como mejor documentemos las acciones, más eficaces, más eficiente, más ágiles, rápidos y precisos seremos en nuestras funciones y tareas diarias.
¿CUÁLES SON LAS PAUTAS A SEGUIR PARA SER UN EXCELENTE “BUSCADOR DE INFORMACIÓN”?
Con esto, quizás de una forma algo rebuscada, pero no por ello menos cierta, pensamos haber justificado y argumentado porque es necesario mejorar el hábito de documentar y registrar. En mi experiencia, la mayoría de profesionales de las generaciones más senior no tienen este hábito adquirido y, las generaciones más jóvenes, depende mucho del ámbito y la cultura donde estén. Y es por eso que esta semana hemos querido tocar un tema que nos parece crítico en el entorno actual.
Ahora bien, plantearnos cómo podemos mejorar este hábito de documentación y registro de la información, las decisiones y las acciones ya es quizás más complejo. Vamos a proponer algunas alternativas;
Primeramente, cada uno en su rol y función debe decidir qué y cuándo es crítico tomar notas y registrarlas. Hay que aprender a diferenciar cuando una información es importante mantenerla y conservarla para posteriores usos y cuándo no lo es porque ya la tenemos disponible o simplemente porque es desestimable. Inconscientemente todos hacemos esto, pero al no tener tendencia a documentarlo, no lo perfeccionamos y le sacamos el máximo provecho.
En segundo lugar, es fundamental decidir cómo y dónde vamos a guardar estas notas registradas. Pensar para qué vamos a utilizarlas más tarde, qué uso o servicio nos pueden dar y el aprovechamiento que tendrán es clave para la eficiencia de dicho uso posterior.
Con quien tendremos que compartirlas en qué momento, qué decisiones nos pueden ayudar a tomar o qué acciones nos pueden facilitar emprender. Debemos plantearnos todo esto desde el inicio porque entonces nuestra agilidad de resolución y acción será muy superior a la actual. En este punto, la realidad es que casi todos tenemos información guardada en muchos sitios distintos (que si el “Onedrive”, que si en el CRM, en el ERP, en las carpetas del servidor o del “cloud” de la empresa, etc, etc…..). Pero, sinceramente,…..
¿hay alguien que tenga 100% definidos los criterios de orden y organización de su información para un uso eficaz y eficiente de la misma? O aún más claro, ¿cuántas empresas, además de proporcionar herramientas para la gestión y uso de la información, dan criterios globales o funcionales claros, para su registro, uso y aprovechamiento? Yo conozco pocas o ninguna.
Finalmente, y como ya sugerimos con la última pregunta retórica, es necesario encontrar criterios globales y compartidos, dentro de la organización, para decidir documentar y registrar qué información y cuándo hacerlo. Por tanto, esto debe ser tarea de la Dirección y los directivos correspondientes. Esto ya es para nota.
No vamos a entrar aquí en enumerar todas las herramientas que existen, hoy día, digitales todas, para facilitarnos la vida y agilizarnos este hábito de documentar y registrar. Quizás en futuros escritos lo hagamos. Baste decir que dichas herramientas existen y algunas, me consta, son excelentes.
En cualquier caso, el hábito específico del que estamos hablando y, como decimos en la gran mayoría de nuestros artículos, sólo se adquiere con entrenamiento, disciplina y voluntad. Uno primero entiende porque algo es necesario, luego busca como puede mejorarlo, lo desarrolla entrenándose en dicho hábito y, finalmente, se da cuenta que mejora en el mismo. Por tanto, la mejor manera de mejorar es teniendo esto siempre en mente. Ello nos llevará, sin duda, a optimizar nuestros niveles de eficacia y eficiencia productiva y, sobre todo, a algo tan clave hoy día como es la “anticipación”.
Créanme, es muy fácil anticiparse en cualquier reunión importante, del tipo que sea, cuando uno tiene el hábito de documentar y registrar todo lo que es crítico y llevarlo preparado a dicha reunión. Y también es mucho más fácil desarrollar habilidades predictivas y prevenir los problemas, cuando tenemos medios de recordar mucho mejor los acontecimientos previos, porque los hemos documentado.
Felices entrenamientos.