Tal y como avanzábamos en nuestro artículo de la semana pasada, vamos a cerrar esta mini-serie sobre la gestión de compras en tiempos actuales, hablando de cómo optimizamos las relaciones con los proveedores de forma remota.
Para ello debemos hablar de los dos sub-procesos principales en la gestión de compras. A saber;
- La Búsqueda, Selección, Negociación y Aprobación de Proveedores.
- El proceso logístico administrativo de Gestión de Pedidos.
La Búsqueda de proveedores implica analizar el mercado, generar contactos y solicitar información. A nadie se nos escapa las implicaciones que, para la búsqueda de información y nuevos contactos, la utilización del “Social Selling” o de las Redes Sociales, tienen. Cada vez se está generalizando más la utilización de una red profesional como Linked-in para este trabajo de investigación de mercado.
Les aconsejo convertirse en expertos en la utilización de dicha red, porque sus ventajas y aportaciones, para ser eficiente en estas tareas, es inacabable.
Si, dentro del mismo proceso de proveedores hablamos de evaluarlos y seleccionarlos, la solicitud de cotizaciones o propuestas económicas, para permitirnos, como compradores, comparar y decidir la mejor opción, como mejor estructuremos la información, como más capacidad tengamos de filtrarla y visualizarla ágilmente, a través de herramientas de gestión del conocimiento, de la información y de la documentación (Sharepoint online….), más eficientes seremos y más valor aportaremos a nuestra “Supply chain”.
La tradicional auditoría de proveedores, para conocerlos, comprobar la capacidad y calidad de su proceso productivo y operativo, puede optimizarse y agilizarse mucho hoy día con la ayuda de tele llamadas y video conferencias (Teams, Meet, Zoom…..). Las reuniones virtuales y remotas nos obligan, para que sean eficaces, a prepararlas y pensarlas muy bien, nos obligan, en definitiva, a planificar y anticiparnos. La cultura empresarial, en general, suele ser más de improvisación que de preparación y ello, en procesos de comunicación externa-interna (aunque también en los internos), como es el de Compras, puede revertirse y mejorarse mucho, con las herramientas que actualmente disponemos. Por tanto, aprendamos a sacarles el máximo partido lo más rápido posible.
Finalmente, en la Negociación y Aprobación de los proveedores e incluso en la formalización, firma y cierre de los contratos, no sólo las herramientas de comunicación remota toman importancia sino también las herramientas colaborativas (tipo Jira, Trello o similar) 
pueden ayudarnos mucho en el seguimiento del servicio o suministro del producto que realizan. Si todas estas herramientas, que se están empezando a usar en la comunicación e intercambio de información y conocimiento interno en las Compañías, se empiezan a usar también con los proveedores (o clientes) externos, la productividad, la rentabilidad y la calidad de las relaciones se verán, indudablemente, favorecidas.
Las mejoras potenciales que, dominar y utilizar todas estas herramientas digitales con los proveedores, nos van a proporcionar en tiempo, coste, calidad de la información, agilidad de comunicación, análisis de situaciones y, lo más importante, toma de decisiones, es de unas proporciones enormes. De ahí la importancia de hacerlo.
Si ahora hablamos del proceso de Gestión de Pedidos 
y de sus distintos pasos, desde la Emisión del Pedido hasta su aprobación interna, control, seguimiento, recepción y pago del mismo, también nos encontramos muchos aspectos digitalizables o, si ya lo están, optimizables en su gestión digitalizada. Veámoslo;
La Gestión del Pedido, con la creación de la Orden de Compras, el registro de datos del proveedor y la propia emisión del pedido, son subprocesos que, hoy día, la mayoría de empresas tienen flujos automatizados en sus ERPs y software de gestión, para ejecutarlos. Algo similar podemos decir de los subprocesos de recepción, validación y pago del pedido. Actividades, la mayoría de ellas, automatizadas en flujos ya digitalizados, en los que incluso hay módulos informáticos específicos para la Gestión de Almacenes o la Gestión de Pagos.
Sin embargo, hay algunos procesos intermedios, como todo el proceso de aprovisionamiento, transporte y 
movilidad de las mercancías o productos, que aún no están 100% digitalizados y que, por tanto, aún suponen una oportunidad de mejora importante a lo largo de todo el proceso de la Cadena de Suministros. También el proceso previo, de requisición de firmas, para la aprobación de las órdenes de compras puede suponer, en algunas empresas multinacionales, un camino largo y burocratizado. En este caso, la informatización de dicho flujo, que proporcionan algunos ERPs, tiene unas exigencias poco ágiles que, sin embargo, se compensan con la seguridad de que las responsabilidades que cada elemento jerárquico de la cadena debe asumir, se asume perfectamente.
Es evidente que partes de este proceso logístico-administrativo aún tienen margen de mejora en sus aspectos de digitalización 
y también es evidente el impacto que dichas mejoras pueden tener en las relaciones con los proveedores. Por tanto, es urgente que dichas mejoras se asuman para, de esta forma, optimizar las negociaciones y los procesos de compras. Si los problemas de transporte, incidencias del servicio, retrasos e incumplimientos logísticos se reducen, los clientes estarán más satisfechos y, por tanto, las condiciones de negociación con los proveedores mejorarán.
Así que, para hacer negociaciones más efectivas con los proveedores y gestionar las compras cada vez, de forma más eficaz y eficiente, los compradores tiene margen en desarrollar sus “skills” digitales y las empresas tienen margen en desarrollar cadenas de suministro, transporte y aprovisionamiento más digitales lo que, en esencia, no deja de ser también optimizar los “skills” digitales.
Vemos que el margen de optimizar “skills”, toquemos el ámbito que toquemos, es interminable. Con nuestras reflexiones simplemente esperamos transmitir que el ansia y deseo de adquirir estos aprendizajes continuos, sea algo compartido por todos.