Para optimizar la implicación de los equipos, primero debemos identificar los desafíos que nos plantea el entorno actual de la Nueva Normalidad y del Teletrabajo. Entendemos que dichos desafíos son:
- Conocer profundamente los perfiles competenciales y profesionales de cada miembro del equipo/s.
- Definir clara y concretamente las responsabilidades y objetivos de cada uno de los miembros y del equipo.
- Gestionar los Proyectos, definiendo el desglose máximo de tareas previamente, para no incurrir en malas interpretaciones o incomprensiones posteriores.
- Identificar las necesidades de formación para todos, pero especialmente tecnológicas y digitales.
- Definir y planificar formalmente las frecuencias de interacción y comunicación con el equipo y con cada miembro.
- Captar las incomodidades individuales, de los miembros del equipo, proactivamente.
- Mantener seguimientos constantes de los trabajos, objetivos, proyectos, acciones, evoluciones y consecuciones.
Podríamos decir que todo esto no es tan distinto del contexto pre-pandemia y pre-transformación digital y teletrabajo. Es cierto, sin embargo, si evaluáramos muchas organizaciones, 
¿cuántas de ellas estarían dando respuesta excelente a estos desafíos?. Honestamente, pensamos que no tantas. En realidad, la mayoría de empresas que conozco están más preocupadas por los aspectos legales del teletrabajo, que por los constructivos y aportativos de valor.
Por eso creemos, que el nivel de ejecución que dé respuesta a dichos desafíos exige, entender que los criterios básicos que definen un equipo (objetivos claros y comunes, métodos compartidos y comunicación fluida) se le deben sumar la necesidad de ser ágiles, eficaces y eficientes, porque el espacio digital no facilita nada de ello. Por ello, básicamente, pensamos que hay tres aspectos clave, a saber;
Sabiendo como planificar y organizar bien el trabajo del y de los equipo/s “online”:
- Planificar los procesos de trabajo “online”: ello implica decidir qué reuniones se convocarán para preparar y qué reuniones serán para ejecutar, cuándo y cómo. Definir quién y cómo se coordinarán las reuniones, los roles de cada uno y la información previa necesaria. Como seguiremos los objetivos, los proyectos, las tareas…..
- Capacitar al equipo: capacitar va desde enseñar a manejar una herramienta digital, hasta cómo hacer presentaciones efectivas o como dirigir reuniones, para aquellos que deban hacerlo.
- Destacar la importancia de “lo escrito”: ello toma especial importancia, pues el contacto directo se reduce y, por tanto, todo debe quedar documentado. Definir, por tanto, con qué herramientas colaborativas documentaremos, establecer criterios de gestión de archivos y documentos, diferenciar entre lo que es información formal de informal o asegurar cambios y modificaciones de forma sincrónica, pasa a ser clave.
- Desarrollar reuniones eficaces y eficientes: sólo hay una forma de asegurar reuniones eficaces y eficientes y es, además de hacerlas según los protocolos existentes (guión, objetivos, plan, horarios, etc, etc….) asegurando que lo son para la gran mayoría de los participantes. Por tanto, hay que evaluarlas, medirlas y pedir y……
- Obtener continuo feedback del individuo y del equipo: aunque “lo escrito” es clave para dar seguridad, “lo oral” lo es para generar comunicación y confianza. Hay que buscar y encontrar herramientas para que el feedback se maximice y, por tanto, evaluar, medir, a través de encuestas, indicadores….pero sólo para aprender y mejorar, no para criticar y cuestionar.
Sabiendo conducir bien las reuniones online y, para ello,
- Conocer y dominar el protocolo de conducción de reuniones. Todo el mundo lo conoce a nivel teórico porque se han hecho cientos de cursos formativos relacionados, pero…..¿quién lo aplica realmente bien?
- Planificar y pensar actividades creativas e innovadoras online para optimizar la confianza y comunicación. No se suficiente con preparar la reunión, hay que captar el interés del participante y, entonces, el resultado será mucho mejor. ¿los managers están preparados para esto?
- Dominio de Herramientas colaborativas digitales:
Formarnos y formar a nuestros equipos en plataformas tipo Trello, Slack, Asana, Google Tasks, Wrike….., nos da un valor añadido evidente y un alto potencial de optimizar nuestra comunicación remota y transversal. ¿realmente las conocemos y usamos?
Para finalizar, como lo solemos hacer y, a la vez, introducir el tercer aspecto clave, desde nuestro punto de vista, nos planteamos;
Medir, evaluar, saber el punto de partida y de madurez de gestión de equipos online:
¿cómo podemos optimizar la implicación de nuestros equipos, si no sabemos en qué punto del mismo nos encontramos? Por tanto, de nuevo y para Skillsbook, autoevaluar y medir en qué nivel estamos de cada una de los aspectos y competencias anteriores, es el paso inicial, final, iterativo y continuo, para ser cada vez, mejores en dicha tarea.